Lavina Workflow

elastyczne definiowanie i zarządzanie procesami, zadaniami i dokumentami w firmie

Korzyści

Ustalisz przebieg zadań, procesów i dokumentów w firmie
Otrzymasz raporty informujące, gdzie przebieg procesów i dokumentów przebiega nieefektywnie
Możesz przypisać składowanym dokumentom cykl życia

Zarządzanie obiegami

Pełne wsparcie dla standardu XPDL – najbardziej popularnego schematu opisu procesów biznesowych
Import i walidacja dowolnych obiegów w formacie XPDL, wsparcie, a jednocześnie niezależność od narzędzi modelujących procesy biznesowe
Możliwość dodania do procesu własnych skryptów, manualne i automatyczne przechodzenie pomiędzy stanami obiegu, odwołania do drzewa folderów
Integracja obiegu z dokumentem poprzez odwołana do zdefiniowanych pól w danym dokumencie
Hierarchia definicji obiegów
Możliwość wzbogacenia stanów o priorytet i czas wykonania
Historia dokumentu – pełny raport o odczytach i zapisach poprzez użytkowników systemu, informacja o stanie dokumentu /uprawnienia, stan w obiegu, folder/

Użytkowanie

Podstawą każdego obiegu jest dokument, Lavina DMS/Workflow pozwala na tworzenie zaawansowanych szablonów dokumentów /metryczka, treść, formularze/
Powiadomienia użytkownika o nadejściu dokumentu poprzez e-mail, SMS, popup
Eskalacja informacji o przeterminowanych zadaniach, ostrzeżenie o zbliżającym się terminie wykonania zadania
Funkcja wersjonowania umożliwia szybki podgląd „stanu” dokumentu na każdym z etapów obiegu, łatwiejsze i szybsze nanoszenie zmian
Informacja o każdej zmianie w dokumencie do wybranej grupy użytkowników
Obsługa zastępstw w przypadkach nieobecności użytkowników biorących udział w obiegu, definiowanie czasu zastępstwa
Delegacja zadań
Możliwość kontroli stanu obsługi dokumentu w obiegu poprzez „zdalny pulpit” – użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami może zalogować się na konto swojego podwładnego
Grupowanie spraw/obiegów w „teczki”

Wykonawcy obiegu

Wykonawca obiegu określany dla poszczególnych jego stanów
Wykonawcą może być pojedynczy użytkownik, lista użytkowników lub też zdefiniowana grupa
Grupa użytkowników może mieć charakter logiczny jak i biznesowy
W pewnych przypadkach możliwość automatycznego wykonania akcji na dokumencie z pominięciem interakcji z użytkownikiem
Możliwość udostępnienia użytkownikowi wglądu w obieg dokumentu w trybie „read-only”

Kontrola i bezpieczeństwo

Definiowanie uprawnień do poszczególnych elementów systemu Lavina DMS/Workflow
Możliwość definiowania zaawansowanych reguł dostępu poprzez grupowanie pojedynczych uprawnień
Tryb edycji i podglądu dla dokumentu lub jego części
Kontrola dostępu do elementów dokumentu na poziomie zdefiniowanych stanów w obiegu w połączeniu z regułami nałożonymi na użytkowników i grupy
Statyczne i dynamiczne reguły dostępu do dokumentu w obiegu
Funkcje administracyjne wymagają odpowiednich uprawnień
Pełne logowanie dostępu do systemu, statystyki i historia pracy z dokumentami

Wyszukiwanie i odzyskiwanie dokumentów

Precyzyjne wyszukiwanie zgodnie z wyspecyfikowanymi regułami indeksowania
Pełnotekstowe przeszukiwanie popularnych formatów dokumentów /PDF, DOC, XLS itp./
Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów wg. zdefiniowanych w szablonach polach i tagach, poprzez historię pliku /data modyfikacji, kto modyfikował itp/

Dostęp i współpraca

Jednolity firmowy portal do zarządzania, wyszukiwania, tworzenia i skanowania plików oraz dokumentów
Interfejs oparty o przeglądarkę internetową
Zdalny dostęp do systemu poprzez internet, wsparcie dla sieciowej pracy wielu użytkowników
Pełna integracja z systemem zarządzania dokumentami, każdy dokument w obiegu przyjmuje cechy dokumentu w systemie Lavina DMS
Integracja z portalem firmy np. poprzez umieszczenie oczekujących dokumentów na głównej stronie użytkownika portalu, informacja popup o nowych dokumentach do rozpatrzenia

Integracji z pozostałymi produktami z platformy Lavina
Dowolna rozbudowa i dostosowywania systemu do Twoich potrzeb
Dwie opcje zakupu: wykupienie Licencji lub używania systemu zainstalowanego na naszych serwerach (SaaS)

todo