Lavina Platform - Prezentacja

Korzyści wprowadzania portalów korporacyjnych jako nowych metod zarządzania firmą

Portale korporacyjne pozwalają zgromadzić w jednym miejscu większość aplikacji z których korzystają pracownicy do wykonywania codziennej czynności związanych z działalnością firmy. Jedno logowanie oraz ujednolicony wygląd systemu zwiększa efektywność pracy. To wszystko umożliwia pracownikom w szybki i prosty sposób pozyskiwanie i utrzymanie niezbędnych dla funkcjonowania firmy informacji wewnętrznych jak i zewnętrznych.

Pozyskiwanie informacji odbywa się za pomocą narzędzi znajomych pracownikowi. Są to rozwiązania standardowe, stosowane przez pracownika również w życiu prywatnym. Opcje, które oferuje portal korporacyjny posiadają również intuicyjny interfejs użytkownika z prosta konfiguracją konta.

Złe strony tradycyjnych metod zarządzania firmą

W obecnych czasach najważniejszym elementem konkurencyjności firmy jest jak najszybsze pozyskanie, przetworzenie i dostarczanie rzetelnej informacji. Informacje te w zależności od ich przeznaczenia podlegają różnego rodzaju procesom biznesowym. One natomiast podlegają różnym czynnikom występującym w firmie. Często sposób działania procesów, przepływu informacji wewnętrznych i zewnętrznych w firmie jest skomplikowany, a ilość źródeł informacji jest ogromna. Fakt ten utrudnia wyszukanie oraz analizę informacji. Wynikiem tego jest mniejsza efektywność podejmowania decyzji a tym samym spowolnienie rozwoju firmy.

Nowe kanały przekazywania informacji do potencjalnych klientów

Procesy obiegu informacji mają swoje standardy również poza murami firmy. Sposób prezentacji marki, produktów oraz usług skłaniają do sięgania po nowe kanały przekazywania informacji do potencjalnych klientów. Zaawansowane system zarządzania treścią ECM (Enterprise Content Management ) pozwalają dostarczać potencjalnym oraz obecnym Klientom bieżących informacji o firmie i produktach za pomocą.

Do nowych kanałów przekazywania informacji możemy zaliczyć:

• Forum zewnętrznego
• Kanałów RSS
• Chat online
• Blogów zewnętrzne
• Stron promocyjnych firmy
• Wiki
• Newsletterów

Lavina Platrofm jako portal korporacyjny zawiera wszystkie opcje cechujące systemy ECM, umożliwia usprawnienie działalności firmy poprzez środowisko intranetowe z publikacją wybranych treści w portalu internetowym.

Komunikacja pomiędzy pracownikami i baza wiedzy

Obieg dokumentów / Workflow

Jedna z podstawowych form komunikacji wewnątrz firmy jest obieg dokumentów, czyli proces tworzenia, akceptacji i zatwierdzania dokumentów. Zastępując „manualny” obiegu dokumentów jego elektroniczną wersją oszczędzamy czas trawiony na przenoszenie od osoby do osoby tony wydrukowanych dokumentów i notatek. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumenty przechodzą ścieżkę sprawniej, szybciej i bezpieczniej co w efekcie zapewnia szybszą odpowiedź na zapytania klientów. Jednocześnie system elektronicznej akceptacji uwalnia pracowników od konieczności przekazywania kolejnych wersji dokumentu do weryfikacji w formie papierowej a tylko zaakceptowane i zredagowane informacje trafiają do druku bądź publikacji na stronie internetowej.

Przykładami obiegów:

• wniosek urlopowy
• faktury
• zatwierdzanie treści promujących firmę
• zatwierdzanie umów i ofert firmy
• procesy rekrutacyjne

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala również na prześledzenie historii tworzenia i składowania informacji. Dzięki temu otrzymujemy informację, co i kiedy działo się z danym dokumentem, kto wprowadzał zmiany, komentował i przeprowadzał dokument przez poszczególne szczeble akceptacji i weryfikacji. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala również na ocenę procesów zachodzących w firmie. Opcje raportowania pokazują jakie procesy są najbardziej efektywne, jakie wypracowane metody warto rozwijać a z jakich rezygnować. Możliwość łatwej analizy za pomocą elektronicznych obiegom dokumentów pozwalają na szybsze określenie strategii rozwoju firmy.
W portalu korporacyjnym Lavina platform za pełnienie tego typu zadań są odpowiedzialne moduły Lavina BPM oraz Lavina DMS. Lavina BPM dzięki graficznym edytorom oraz silnikowi definiowania i obiegu procesów biznesowych umożliwia przydzielanie odpowiednim użytkownikom uprawnień do edycji/podglądu dokumentów w odpowiednich stanach. Lavina DMS pozwala natomiast na centralne składowanie dokumentów, ustalenie uprawnienia do ich odczytu, zapisu i modyfikacji wraz z wyszukiwaniem, dzięki czemu wymiana danych pomiędzy bazą danych a pracownikiem jest szybsza i prostsza.

Powiadomienia
Elektroniczne przekazywanie informacji wiąże się również z systemem powiadomień dla pracownika. Opcje portalu korporacyjnego pozwalają na śledzenie stanu poszczególnych spraw bez konieczności codziennego przeglądania ich dokumentacji. Jednocześnie pracownicy biorący udział w danym procesie są angażowani dopiero w momencie konieczności ich reakcji. Powiadomienie przekazywane poprzez e-mail, sms bądź okno pop-up przypomina również o zaległościach związanych z danymi sprawami dzięki czemu wszystkie sprawy są przeprowadzane do końca.

Forum i chat pracowniczy
Aby firma funkcjonowała poprawnie musi istnieć w niej odpowiedni system komunikacji pomiędzy pracownikami. Taka komunikacja jest niezbędna przy rozwiązywaniu różnych typu zagadnień związanych z samą pracą. Gdzie i kiedy można zarezerwować salę na spotkanie? Z kim skonsultować się odnośnie danego zagadnienia? Gdzie najlepiej pójść na obiad a może gdzie i kiedy zorganizować spotkanie integracyjne dla firmy? Tego typu informacje występują w każdej firmie a dostęp do nich jest ważny dla sprawnej organizacji pracy. Forum pracownicze jak również możliwość rozmowy przez chat pozwala na szybkie dotarcie do odpowiednich informacji, stworzenie i integrację społeczności pracowniczej. Efektem tego jest zaangażowanie wszystkich pracowników w życie firmy, poprawa jakości i efektywności pracy a tym samym usprawnienie struktury firmy.
Zarządzanie spersonalizowanymi danymi
Za pomocą jednego konta użytkownika pracownik ma dostęp do wszystkich danych niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków.
Za pomocą portalu korporacyjnego pracownik może określić własne miejsce pracy na którym umieścić wszystkie interesujące go informacje zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne. Oprócz standardowych danych sprecyzowanych przez administratora systemu pracownik może wprowadzić specyficzne informacje dotyczące jego zakresu działań np.:

• przychodzące maile,
• dokumenty,
• interesujące kanały RSS
• linki do powiązanych działów
• blog

Zaawansowany system uprawnień stosowany w portalach korporacyjnych pozwala na usystematyzowanie dostępu do dokumentów oraz innych informacji dla poszczególnych pracowników, jednocześnie zabezpieczając przed jakimkolwiek nieautoryzowanym dostępem do ważnych informacji. Dzięki temu pracownik otrzymuje wyselekcjonowane informacje do których nie mają wglądu inni pracownicy nie uprawnieni do ich przeglądania bądź edycji.